Jak dodać umowę do Uczelnianego Rejestru Umów (URU)?

Po zalogowaniu do systemu wybierz z menu opcję Dodaj umowę.

W pierwszej części formularza wskaż podstawowe informacje organizacyjne:

• kategorię umowy,
• dział procedujący umowę,
• miejsce przechowywania umowy,
• źródło finansowania (oprócz kategorii Inne)

Kategoria umowy określa, czy umowa będzie przekazywana do Centralnego Rejestru Umów. Do CRU przekazywane są wyłącznie umowy w kategorii Zakup. Umowy w pozostałych kategoriach są zapisywane tylko lokalnie w Uczelnianym Rejestrze Umów.

Jeżeli masz uprawnienia do dodawania umów tylko w jednym dziale, system ustawi dział automatycznie.

Jeżeli masz uprawnienia do więcej niż jednego działu, zacznij wpisywać nazwę lub oznaczenie działu w polu Oznaczenie działu procedującego umowę, a następnie wybierz właściwy dział z listy. Lista podpowiedzi jest ograniczona tylko do działów, do których masz dostęp.

W sekcji Dane podstawowe uzupełnij:

• status umowy,
• numer umowy albo zaznacz opcję Brak numeru umowy,
• datę zawarcia umowy.

Status umowy jest domyślnie ustawiony jako Aktywna. Zmień go na Nieaktywna tylko wtedy, gdy wprowadzasz do rejestru umowę już zakończoną.

Jeżeli umowa ma numer, wpisz go w polu Numer umowy. Jeżeli umowa nie ma numeru, zaznacz opcję Brak numeru umowy. Po zaznaczeniu tej opcji pole numeru umowy zostanie wyłączone.

W polu Data zawarcia umowy wpisz datę podpisania lub zawarcia umowy. Nie można wskazać daty późniejszej niż dzień, w którym dodajesz umowę do systemu.

Do Centralnego Rejestru Umów przekazywane są wyłącznie umowy w kategorii Zakup zawarte od 1 lipca 2026 r. Umowy z wcześniejszą datą zawarcia pozostają zapisane lokalnie w Uczelnianym Rejestrze Umów i nie są wysyłane do CRU.

W sekcji Okres obowiązywania wskaż, przez jaki czas obowiązuje umowa.

Jeżeli umowa ma określony czas trwania, uzupełnij pola:

• Okres od,
• Okres do.

Na podstawie tych dat system automatycznie wyliczy okres obowiązywania umowy na potrzeby danych przekazywanych do CRU.

Jeżeli umowa została zawarta na czas nieoznaczony, zaznacz opcję Umowa na czas nieoznaczony. Po zaznaczeniu tej opcji pola dotyczące okresu zostaną wyłączone, ponieważ umowa nie ma określonej daty zakończenia.

Pamiętaj, że data końcowa nie może być wcześniejsza niż data początkowa.

W sekcji Szczegóły umowy uzupełnij informacje dotyczące przedmiotu i wartości umowy.

W polu Przedmiot umowy wpisz krótki, konkretny opis tego, czego dotyczy umowa. Opis powinien być zrozumiały także dla osoby, która nie zna sprawy.

Następnie uzupełnij wartości umowy:

• wartość netto z umowy,
• walutę netto,
• wartość brutto z umowy, jeżeli wynika z dokumentu.

Wartość i walutę wpisz dokładnie tak, jak zostały wskazane w umowie. Jeżeli umowa jest zawarta w walucie obcej, nie przeliczaj jej ręcznie na PLN.

Dla umów w kategorii Zakup system sam wyliczy wartość netto przekazywaną do CRU w PLN.

Jeżeli umowa jest w PLN, wartość do CRU zostanie przepisana z wartości netto.

Jeżeli umowa jest w walucie obcej, system pobierze właściwy kurs NBP i na tej podstawie wyliczy wartość netto do CRU w PLN. Aby system mógł wykonać przeliczenie, wcześniej musi być uzupełniona data zawarcia umowy.

Pola techniczne, takie jak kurs NBP, data kursu NBP i wartość netto do CRU, są wyliczane automatycznie i nie wymagają ręcznego wpisywania.

Po uzupełnieniu danych organizacyjnych, podstawowych, okresu obowiązywania oraz szczegółów umowy zapisz formularz.

System sprawdzi poprawność wpisanych danych. Jeżeli wymagane informacje nie zostały uzupełnione albo zawierają błąd, formularz nie zostanie zapisany, a przy odpowiednich polach pojawią się komunikaty.

Najczęstsze zasady walidacji dotyczą:

• daty zawarcia umowy — nie może być późniejsza niż dzień dodawania umowy,
• numeru umowy — należy wpisać numer albo zaznaczyć opcję Brak numeru umowy,
• okresu obowiązywania — data końcowa nie może być wcześniejsza niż data początkowa,
• wartości umowy — wartości muszą być większe od zera,
• waluty obcej — do przeliczenia wartości wymagane jest wcześniejsze uzupełnienie daty zawarcia umowy,
• pól wymaganych dla kategorii Zakup, ponieważ tylko ta kategoria jest przekazywana do CRU.

Jeżeli formularz zostanie poprawnie zapisany, system utworzy nową umowę w Uczelnianym Rejestrze Umów.

Na tym etapie umowa jest zapisana lokalnie, ale nie jest jeszcze kompletna. Aby mogła zostać przygotowana do dalszej obsługi, należy w kolejnym kroku uzupełnić strony umowy.

Po zapisaniu danych umowy system przeniesie Cię do formularza Strony umowy.

W tym formularzu widoczna jest informacja, że pierwszą stroną umowy jest Uniwersytet Medyczny w Białymstoku. Ta strona jest dodawana przez system automatycznie i nie należy dodawać jej ręcznie.

Aby dodać kolejną stronę umowy, wybierz opcję Dodaj kolejną stronę.

Po dodaniu kolejnej strony umowy wybierz jej rodzaj.

Dostępne są dwa warianty:

• Przedsiębiorca lub JSFP — wybierz dla firm, spółek, jednoosobowych działalności gospodarczych, uczelni, urzędów, instytucji publicznych i innych podmiotów,
• Osoba fizyczna — wybierz, jeżeli stroną umowy jest osoba prywatna.

Od wybranego rodzaju strony zależy dalszy sposób uzupełniania danych.

Jeżeli wybierzesz Osoba fizyczna, dane tej strony możesz uzupełnić bezpośrednio w formularzu stron umowy.

Jeżeli wybierzesz Przedsiębiorca lub JSFP, wybierz podmiot z bazy wykonawców albo dodaj go do bazy, jeżeli nie został jeszcze zapisany.

Jeżeli jako rodzaj strony wybierzesz Osoba fizyczna, uzupełnij dane bezpośrednio w formularzu strony umowy.

Dla osoby fizycznej wymagane są:

• imię,
• nazwisko,
• kraj.

Tylko te dane osoby fizycznej są przekazywane do CRU.

Jeżeli jako rodzaj strony wybierzesz Przedsiębiorca lub JSFP, skorzystaj z przycisku Wybierz z bazy wykonawców.

Po kliknięciu przycisku system otworzy lokalną bazę wykonawców. Znajdują się w niej podmioty, które były już wcześniej używane w systemie i są zapisane w lokalnej bazie.

Wyszukaj właściwego wykonawcę, a następnie wybierz go z listy przyciskiem Wybierz wykonawcę.

Jeżeli wykonawcy nie ma na liście, należy go najpierw dodać do bazy wykonawców.

Po dodaniu właściwej strony umowy kliknij Zapisz strony umowy.

System sprawdzi, czy wymagane dane zostały uzupełnione poprawnie. Jeżeli formularz zawiera błędy, przy odpowiednich polach pojawią się komunikaty z informacją, co należy poprawić.

Jeżeli wszystko jest poprawne, system zapisze strony umowy i przeniesie Cię do widoku szczegółów umowy.

Jeżeli umowa spełnia wymagania przekazania do CRU, otrzyma status Gotowa do wysyłki do CRU.

Po zapisaniu stron umowy sprawdź w widoku szczegółów, czy dane umowy są kompletne.

Możesz skorzystać z przycisku Podgląd danych do CRU, aby zobaczyć dane przygotowane do przekazania do Centralnego Rejestru Umów. Ten podgląd pomaga sprawdzić, czy umowa zawiera wszystkie wymagane informacje.

Jeżeli zauważysz błąd, popraw dane umowy przed jej wysłaniem do CRU.

Po wysłaniu umowy do CRU nie można już edytować jej podstawowych danych w zwykłym trybie. Dalsze zmiany w umowie należy wprowadzać jako aneks lub zmianę umowy.

Jeżeli umowa spełnia wymagania przekazania do CRU i otrzyma status Gotowa do wysyłki do CRU, nie musisz wykonywać dodatkowych czynności związanych z samą wysyłką.

Wysłaniem umowy do Centralnego Rejestru Umów zajmie się odpowiedni dział posiadający uprawnienia do wysyłki.